Inaugurato il nuovo sistema automatizzato e informatizzato del Magazzino Unico dell’Ausl di Romagna

È stato il presidente della Regione Stefano Bonaccini a inaugurare questa mattina insieme al presidente della Conferenza Territoriale Sociale e Sanitaria della Romagna Paolo Lucchi e al Direttore Generale dell’Ausl Romagna Marcello Tonini, il nuovo sistema automatizzato e informatizzato del Magazzino Unico Farmaceutico ed Economale dell’Azienda USL della Romagna.

Come spiega l’azienda sanitaria in una nota stampa “si completa così l’installazione dei sistemi di logistica avanzata avviato all’interno di un più ampio processo di reingegnerizzazione della intera catena di approvvigionamento e che ha previsto l’utilizzo di tecnologie all’avanguardia e l’introduzione di una innovativa modalità di gestione dei farmaci, dispositivi medici e beni economali, dal fornitore fino alla consegna ai reparti ospedalieri. Un progetto che, attraverso la centralizzazione, lo snellimento e la tracciabilità dei processi, consente un notevole risparmio di tempo, un significativo contenimento della spesa sanitaria ma soprattutto un importante miglioramento sul fronte della qualità dei servizi resi e della sicurezza sanitaria”.

“Nei territori si sta inziando a vincere la sfida dell’integrazione, della qualità, dell’innovazione e questo vale anche per la sanità – ha detto il Presidente Stefano Bonaccini. “Dobbiamo continuare ad innovare, perchè solo innovando si continua ad essere competitivi in un mondo globalizzato. Quello che avete fatto in Romagna con la realizzazione di una unica Azienda USL è un modello esportabile, e state andando nella direzione giusta. Da noi la sanità deve restare un fiore all’occhiello. È una sfida. Inaugurazioni come questa di oggi ci confermano che questa sfida si può vincere”.

“Oggi inauguriamo un pezzo importante della nuova organizzazione sanitaria romagnola – ha detto il presidente della Conferenza Territoriale Sociale e Sanitaria della Romagna Paolo Lucchi. – La sanità della Romagna sta facendo importanti passi in avanti. E’ come una macchina di formula uno che continua a correre, e a migliorare il tempo sul giro senza fare il pit stop. Se continuiamo a lavorare così avremo la certezza di una sanità di qualità , innovando e con la possibilità di continuare a far girare la macchina sempre un po’ più velocemente”.

“Oggi abbiamo inaugurato un’opera importante che non avremmo potuto realizzare se fossimo stati divisi” – ha sottolineato il direttore generale dll’Ausl Romagna Marcello Tonini che ha aggiunto che nel 2016 verranno nominati venticinque 25 nuovi primari.

“Il Magazzino Unico Farmaceutico ed Economale dell’Azienda USL della Romagna – ha detto Gianluca Prati responsabile Gestione Logistica e Magazzino Aziendale – è uno dei tre magazzini che in Italia gestiscono beni economali, farmaci e dispositivi medici ed è l’unico ad utilizzare tecnologie così all’avanguardia”.

Di seguito alune note tecniche sul nuovo Magazzino fornite dall’Ausl romagnola

Il Magazzino Unico dell’Ausl della Romagna, un modello di innovazione nel campo della logistica sanitaria

Il Magazzino Unico Farmaceutico ed Economale rappresenta una delle prime tappe del percorso di concentrazione delle attività tecnico-amministrative che hanno portato alla costituzione dell’Azienda USL della Romagna. È situato all’interno del Centro Servizi dell’Azienda USL della Romagna, a Pievesestina di Cesena, in posizione baricentrica rispetto alle principali strutture sanitarie romagnole. Si sviluppa su una superficie complessiva di circa 8.700 metri quadrati, di cui circa 6.200 dedicati alla logistica e 2.500 dedicati agli uffici. Ll’edificio (completamente cablato e dotato di sistema wireless) è stato progettato e realizzato secondo i più innovativi criteri a garanzia di un basso impatto ambientale.

La struttura ha iniziato progressivamente ad acquisire i primi prodotti da distribuire a giugno 2011, con l’obiettivo di gestire in modo univoco tutti i processi di approvvigionamento dei farmaci, dei dispositivi medici e dei beni economali delle precedenti quattro Aziende Sanitarie di Cesena, Forlì, Ravenna e Rimini, e dell’IRST IRCCS di Meldola. A marzo 2015 è stata avviata la fase di implementazione dei sistemi automatici ed informatizzati. Oggi il Magazzino Unico Farmaceutico ed Economale fornisce materiale di consumo a tutti i servizi dell’Ausl della Romagna e all’IRST- IRCCS di Meldola, utilizzando tecnologie all’avanguardia.

Il valore del materiale movimentato nel 2015 è stato pari a circa 108.649.000 euro, con un’attività produttiva massima di circa 5.000 righe al giorno. A seguito della messa a regime del sistema automatizzato e informatizzato, si stima che nei prossimi mesi, aumentando la centralizzazione della gestione del materiale a scorta, a transito ed in conto deposito, il volume delle attività incrementi fino a circa 300.000.000 di euro, con un’attività produttiva massima di circa 9.000 righe al giorno.

La reingegnerizzazione dei processi organizzativi

La gestione della logistica adottata dal Magazzino Unico dell’Ausl della Romagna si contraddistingue per la pianificazione ed il coordinamento del flusso dei materiali dal fornitore al reparto ospedaliero, come un sistema integrato piuttosto che come avveniva in passato, per la gestione del flusso di merci frammentato in una serie di attività indipendenti fra loro.

L’informatizzazione dei processi

Il Magazzino Unico dell’AUSL della Romagna è una struttura ad alta automazione tecnologica, ma soprattutto ad elevata informatizzazione della filiera logistica. Èstata infatti implementata una suite di soluzioni software integrate per la gestione dell’intera catena di approvvigionamento, che riguardano i processi, le persone, l’organizzazione e la tecnologia. L’implementazione del sistema informatico è stato progettato in un’ottica integrata con l’intera filiera logistica aziendale, sviluppando in particolare l’integrazione con i flussi informatizzati del ciclo passivo con i fornitori di beni, in modo da inviare ordini informatizzati ai fornitori e ricevere dagli stessi documenti informatizzati su appositi protocolli di interfacciamento.

Inoltre tutto il materiale consegnato dal Magazzino è tracciato in appositi bancali, roller e cassette dotati di specifici codici che consentono la completa tracciabilità dei medicinali, dispositivi e beni in esse contenuti, per tipo, quantità , lotto e scadenza. Una modalità questa che consente la piena integrazione con la gestione informatizzata dei trasporti su gomma ed i trasporti interni fino alla consegna al reparto per l’alimentazione semiautomatica degli armadietti informatizzati, in modo da favorire l’attività infermieristica nei processi di prescrizione e somministrazione informatizzata.

La gestione della Catena a freddo

Particolare attenzione è posta al rispetto delle normative in materia di conservazione e distribuzione dei medicinali nelle operazioni di gestione integrata dell’approvvigionamento.È stato implementato un sistema per l’identificazione, la tracciabilità totale e la storia termica di materiale anche durante le fasi di trasporto. Le cassette utilizzate per il trasporto dei medicinali a temperatura controllata sono dotate di apposito datalogger che trasmette le informazioni sulla temperatura della cassetta sia tramite sistemi remotizzati sia utilizzando smartphone per la lettura in tempo reale. Tutti i mezzi utilizzati per il trasporto dei materiali sono dotati di sistema di raffrescamento e riscaldamento in modo da garantire la conservazione dei prodotti alla temperatura prevista. Le temperature sono tracciate tramite appositi datalogger che trasmetto il dato attraverso sistemi gps.

Le tecnologie e le attrezzature

È stato effettuato un importante investimento in tecnologie e attrezzature. Il Magazzino Unico è dotato di più di 3.000 posti pallet; 2.500 metri lineari di scaffali; oltre 14.500 vani di stoccaggio all’interno del sistema automatico verticale a vassoi rotanti per la movimentazione e lo stoccaggio di farmaci e dispositivi medici a temperatura controllata; un Sistema di sorting automatico per consolidamento e smistamento delle unità di spedizione in funzione del centro di costo richiedente; controllo in uscita su cinque baie di carico per verificare l’appropriatezza della spedizione per i vari centri di costo richiedenti. Per la movimentazione interna si avvale di 11 carrelli elettrici.

Vantaggi organizzativi ed economici

A seguito di gara eseguita dall’Agenzia Regionale Intercenter ER, il servizio di gestione integrata del Magazzino è stato affidato ad un raggruppamento temporanea d’impresa.

Questo innovativo modello di gestione punta a ridurre i costi e ad aumentare la qualità dei servizi resi. Ciò è reso possibile da una progressiva riduzione dei costi di gestione ottenuti grazie alla graduale riduzione del numero di magazzini locali (passando da 11 magazzini ad un unico magazzino) e dalla continua diminuzione del personale tecnico ed amministrativo occupato in attività logistiche e di magazzino. L’accentramento della gestione consente inoltre di qualificare ed omogeneizzare i prodotti gestiti: dal dispositivo medico di largo consumo e specialistico, al medicinale. Ridurre la variabilità delle referenze gestite consente a sua volta di ridurre i costi di gestione operativa, riducendo il numero di ordini da effettuare, di documenti di trasporto da ricevere, di picking da svolgere e di fatture da liquidare. L’incremento della qualità dei servizi offerti è resa possibile da un approccio di gestione per processi attraverso l’utilizzo di procedure più efficaci. La centralizzazione consente infatti di incrementare gli strumenti tecnologici a disposizione, in modo da garantire evoluti percorsi di tracciabilit. per farmaci e dispositivi medici, una maggiore pianificazione delle attività (riducendo la necessità di urgenze), un incremento delle referenze disponibili a scorta facilitando il processo di approvvigionamento dei reparti, una miglior razionalizzazione e qualità dei trasporti.